Ferramentas para Home Office

 Home Office ou Trabalho em Casa

O mundo está passando por uma crise sem precedentes, a luta contra o COVID-19 está obrigando indústrias, empresas, comércios e escritórios de todo tipo, no mundo inteiro, a mudarem sua forma de trabalho. A alternativa pode ser uma completa novidade para algumas organizações, mas para outras já pode ser rotina a muito tempo, é o home office, trabalho remoto ou trabalho em casa.

Primeiro o telefone e em seguida a internet revolucionaram a nossa forma de comunicação e também de trabalho. Por isso, antes da crise o home office já era uma realidade para muitas empresas e muitas pessoas. Com a necessidade de isolamento, o trabalho remoto está se tornando uma alternativa. E mesmo depois que tudo isso passar, depois que voltarmos para os nossos postos de trabalho, algumas ferramentas continuaram presentes nos nosso dia-a-dia, pois continuaram otimizando nosso trabalho e melhorando nossa produtividade.

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 Ferramentas para o Home Office

Para as organizações que optaram por adaptar suas rotinas de trabalho com seus funcionários trabalhando nas suas casas, há alguns desafios a serem vencidos para tornar esse período mais produtivo e diversas ferramentas que podem nos ajudar a superar as dificuldades que podem surgir.

Ligação Telefônica

Começamos pela ferramenta mais antiga da nossa lista, por ser a primeira, pode parecer óbvio, mas ela pode ser esquecida ou subestimada em relação à comunicação via internet. No home office, ligação telefônica é uma ótima ferramenta quando precisamos da atenção de uma pessoa com urgência e quando temos problemas na utilização de outras ferramentas, principalmente no início do home office, quando muita coisa é novidade.

Outras ferramentas da nossa lista também podem ser utilizadas, mas a ligação telefônica tem as suas vantagens. Por exemplo, ela não depende de internet, não depende de abrirmos nenhum aplicativo no celular ou no computador e não depende de conhecimento prévio do usuário na utilização da tecnologia.

Videoconferência

No trabalho remoto, a videoconferência é a ferramenta ideal para realizarmos uma reunião online com 2 ou mais pessoas.  Ela pode ser apenas áudio ou áudio e vídeo, podem ser feita pelo computador e em muitas situações também pode ser realizadas através do smartphone. Em alguns casos, pode substituir as ligações telefônicas, principalmente quando o contato já estiver agendado. Garantindo, assim, que as pessoas irão estar disponíveis nas plataformas corretas e no momento combinado. Existem diversos softwares de videoconferência disponíveis no mercado, com versões gratuitas e pagas, como Google Hangouts, Skype, Zoom, entre outros.

A videoconferência permite que a tela dos computadores seja compartilhada, possibilitando que todos vejam as mesmas informações no mesmo momento, controlada por quem está com a palavra ou por outra pessoa. Por exemplo, podemos analisar gráficos, projetos, relatórios, apresentações em power point, etc. Além disso, se as câmeras estiverem ligadas, podemos ver as expressões e as reações dos participantes ao que está sendo dito, como em uma reunião tradicional.

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Chat ou Bate Papo

O chat é uma ferramenta extremamente útil no home office, devido à sua praticidade, podemos enviar e receber mensagens de forma rápida e fácil, sem a formalidade do e-mail. Sua maior utilidade está para comunicação do dia-a-dia, que não exige urgência. Podemos falar o que precisamos, sem que a outra pessoa precise estar disponível e sem interromper a atividade dela. Existem diversos aplicativos de bate papo ou chat, com envio de mensagem instantâneas, o mais popular no Brasil é o Whatsapp, mas existem muitos outros, como por exemplo, Hibox, Slack, Telegram, Time Web, entre outros, alguns deles com o foco para ambientes corporativos.

É importante que a empresa defina um aplicativo padrão para ser utilizado por todos e garanta que todos tenham acesso a ele. Apesar do Whatsapp ser o chat mais utilizado no Brasil, ele pode não ser recomendável, para evitar que questões pessoais e profissionais se misturem. Um desafio importante no home office pode estar em manter rotina e disciplina que permitam uma adaptação mais rápida e com maior produtividade. A utilização de aplicativos e redes sociais com conteúdo pessoal podem diminuir a nossa produtividade e inviabilizar o trabalho remoto.

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E-mail

Quando houver a necessidade de realizar algum comunicado com maior formalidade ou que tenha a necessidade de registro do envio da mensagem, o e-mail é a alternativa mais indicada, não só no home office, mas de forma geral. Por exemplo, podemos agendar uma reunião por videoconferência por e-mail e compartilhamento de documentos também pode ser realizado por e-mail, desde que o arquivo não seja muito grande.

Serviço de armazenamento em nuvem

Se o objetivo é compartilhar um arquivo com uma ou mais pessoas ou fazer um backup fora da sua máquina, a melhor opção pode ser o serviço de armazenamento em nuvem. No home office, isso é muito comum e necessário, pois os arquivos não são propriedade de uma pessoa, mas da empresa e normalmente tem utilidade para várias pessoas, não apenas quem o elaborou. Com o armazenamento em nuvem, podemos determinar que a versão padrão de um documento é a que está na nuvem, evitando que cada um utilize cópias desatualizadas da sua máquina ou e-mail.

Existem diversas ferramentas para armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem, com opções gratuitas e pagas, algumas com o foco especificamente no compartilhamento de arquivos e outras que podem oferecer um conjunto maior de funcionalidades. Por exemplo, o Dropbox é referência no armazenamento em nuvem, o Google Drive faz parte do conjunto de ferramentas do Google, o Mega é um dos mais generosos quanto ao espaço gratuito, o OneDrive da Microsoft se integra muito bem com os produtos Microsoft e o Time Web é um software para gestão de equipes Home Office e Presencial, que conta com diversas ferramentas para melhorar comunicação e a produtividade no Home Office.

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Programas de Acesso Remoto

Solicitar e receber suporte em seu computador pode ser rápido e simples, sem necessidade de nenhum deslocamento, mesmo estando trabalhando em Home Office. Utilizando programas de acesso remoto podemos acessar computadores de outras pessoas ou permitir que outras pessoas acessem nosso computador independente da distância que exista entre nós. Existem diversos programas de acesso remoto a computadores, com versões gratuitas e pagas, por exemplo, TeamViewer, AnyDesk, Chrome Remote Desktop, LogMeIn, entre outros.

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Ferramentas de Produtividade

Existem diversas ferramentas para facilitar a gestão da sua empresa, softwares para gestão da produtividade, que auxiliam na análise e na otimização dos resultados. Softwares ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos recursos da empresa) que integram os dados e processos da organização e variam de acordo com cada tipo de negócio, por exemplo, o ERP utilizado por um hotel não pode ser o mesmo utilizado por um pet shop, podem até ser de uma mesma fornecedora, mas não serão iguais. Softwares para gestão da qualidade e normas ISO, que auxiliam no atendimento e gestão das exigências das normas ISO.

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Existem diversas ferramentas que podem contribuir para a adaptação ao trabalho Home Office, uma delas é o Time Web. O Time Web é um software de Gestão de Equipe, que possui diversas ferramentas para facilitar a comunicação e a gestão do tempo e da produtividade no Home Office. Ele permite o controle de metas, métricas e horas trabalhadas. Também é possível criar atividades para serem realizadas e registrar as principais informações sobre as atividades que foram realizadas. Além disso, existem diversas notificações e relatórios automáticos para colaboradores individualmente e para equipes. Esse software é utilizado para simplificar a gestão do trabalho Home Office. Para quem deseja conhecer melhor suas funcionalidades, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.

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